در ابتداي جلسه دکتر مینایی در خصوص لزوم اختصاص سطوح اختتام (بر چسب اختتام) به بسته های خاتمه نیافته معاونت ها از سوی مرکز نظارت و ارزیابی راهبردی و نيز اطلاع از وضعیت پروژه بازنگری طرح تحول، مطالبي عنوان كرد.
در ادامه دکتر نهاوندی گزارش تفصیلی مرکز نظارت و ارزیابی راهبردی را در خصوص اختتام بسته های موج های ٩-١ ارائه نمود.
بر این اساس مقرر شد گزارش تفصیلی ارائه شده به واحدهای PMO ارسال شود تا پس از بررسی تفصیلی، آخرین اقدامات و وضعیت هر بسته حداکثر تا پایان خردادماه به مرکز نظارت و ارزیابی راهبردی ارسال گردد. همچنين با توجه به اینکه حوزه معاونت پژوهشی و فناوری در موج جاری با هدف تمرکز بر اتمام بسته های ناتمام قبلی و استقرار بسته های اختتام یافته، بسته مصوبی ندارند و قرار است در این موج نسبت به تعیین تکلیف بسته های ناتمام و استقرار بسته های انجام شده بپردازند، درخواست شد که طبق تقویم موج 10 تا پایان شهریور ماه 1400 برای انجام کار مهلت داشته باشند. همچنين با توجه به تعطیلات مردادماه و لزوم جمع بندی سریع برنامه 5 سال اول اجرایی و برنامه ریزی برای آغاز برنامه دوم اجرایی، قرار شد تلاش شود حداکثر تا نیمه اول مردادماه بسته های ناتمام تعیین تکلیف شوند. در هر صورت لازم است برنامه زمان بندی تکمیل بسته ها، تا آخر خردادماه ارسال شود.
همچنین در صورت صلاحدید مرکز نظارت و ارزیابی راهبردی، نشستی برای تعیین تکلیف برخی بسته های ناتمام از جمله مواردی که فاقد هرگونه فرم اختتام هستند و یا مواردی که نسبتا" درصد اختتام بالایی دارند یا واحدهای PMO درخواستی برای تعیین تکلیف نداده اند، تشکیل شود.
در مورد بسته هایی که اجرای آنها منوط به حضور دانشجویان در دانشگاه است، تاكيد شد فعلاً برچسب و سطح اختتام موقت صادر شود و یادداشتی در کنار برچسب آورده شود، مبنی بر اینکه پس از حضور دانشجویان ادامه کار بسته، انجام و برچسب نهایی اختتام زده شود.
در ادامه دكتر ذگردي معاون برنامه ریزی و فناوری اطلاعات دانشگاه با توضيحاتي درباره وضعیت پروژه بازنگری طرح تحول اظهار داشت: اولویت های چهارگانه طرح تحول بازنگری شده و یک اولویت جدید تحت عنوان «تحول دیجیتال» اضافه شده است که پیش بینی لازم برای تهیه محتوا و تأمین و تقویت زیرساخت های لازم برای این مهم در معاونت برنامه ریزی صورت پذیرفته است.
وي افزود: گزارش واحدهای PMO دریافت شده و در حال رایزنی با آنها برای تکمیل مراحل نهایی هستیم. گزارش محیط بیرونی هم آماده است و ان شاءا... دانشکده مهندسی صنایع به عنوان مجری پروژه و دکتر البدوی به عنوان مدیر پروژه در تیرماه گزارشی را در کمیته راهبری ارائه خواهند نمود.
وي از تشكيل واحدهای PMO پردیس ها خبر داد و گفت: قرار است پس از تعریف مأموریت های خاص هر یک از پردیس ها، واحدهای PMO پردیس ها نیز تشکیل شود.
در ادامه پیشنهاد شد: در پروژه بازنگری، برخی موارد از جمله مدل اجرایی (بسته ای / موجی و...) و سایر موارد مشابه به منظور لزوم تسریع در برنامه ریزی های لازم برای آغاز برنامه 5 سال دوم ، حداکثر تا پایان تیرماه مشخص و اطلاع رسانی شوند.
معاون برنامه ریزی و فناوری اطلاعات درباره راهبری و هدایت موضوع آینده پژوهی در دانشگاه نيز تصريح كرد: کارگروه آینده پژوهی در مدیریت تحول سازمانی معاونت برنامه ریزی تشکیل شده است. آینده پژوهی در همه حوزه های ماموریتی دانشگاه ورود خواهد کرد و نتایج حاصل از پروژه ها و مطالعات انجام شده، به عنوان ورودی بسیاری از اقدامات و برنامه های کلیدی دانشگاه به کار گرفته خواهد شد و به تبع آن همه فعالیت ها و برنامه های دانشگاه با رویکرد آینده پژوهی پیش خواهد رفت.
دكتر ذگردي خاطر نشان ساخت:چگونگی روندهای آینده و نقش و چگونگی تطبیق ما با آنها و چگونگی ساخت آینده دو نگرشي است كه برای آینده پژوهی وجود دارد و تأكيد دانشگاه نيز بيشتر بر رويكرد دوم (چگونگی ساخت آینده) خواهد بود.
در ادامه نشست، درباره پایش ماندگاری طرح تحول، مقرر شد موضوع در دستور کار نشست بعدی کمیته قرار گیرد و از واحدهای PMO درخواست شد، در خصوص عارضه یابی ماندگاری بسته ها حتماً در مورد بخش عمومی نیز همچون قسمت تخصصی، مطالعه و نظرات خود را در جلسه بعد مطرح نمایند.
همچنين قرار شد موضوع انتقال مالکیت در دستور کار نشست آتی کمیته راهبری قرار گیرد.
با توجه به مذاکرات نشست پیشین کمیته راهبری و مکاتبات انجام شده، مقرر شد واحدهای ستادی طرح و PMO ها برنامه تفصیلی بودجه مورد نیاز خود را (برای بسته های جاری، بسته های موج های 11 و 12 و سایر هزینه های احتمالی و ستادی) حداکثر ظرف مدت 4 روز کاری به معاونت برنامه ریزی و فناوری اطلاعات ارسال نمایند و در مستند ارسالی، عنوان برنامه و میزان بودجه مورد نیاز و زمان اجرا قید شود.