در ابتدای جلسه دکتر مینایی قائم مقام رییس دانشگاه در اجرای طرح تحول راهبردی ضمن یادآوری زمان اختتام بسته های موج های گذشته حداکثر تا آخر تیرماه، از واحدهای PMO خواست در این زمینه برنامه ریزی لازم را انجام دهند.
در ادامه بحث تهیه گزارش عملکرد ۱۰ ساله دانشگاه مطرح و مورد تبادل نظر اعضا کمیته قرا گرفت. در این خصوص با یادآوری این مطلب که مخاطب گزارش ۱۰ ساله عملکرد دانشگاه در ۸۰ درصد جامعه (سازمان ها، صنایع و بخش های تخصصی و همچنین دانشجویان و جامعه دانشگاهی) است، مقرر شد از گزارش عملکرد منتشر شده دانشگاه های دیگر الگوی مثبت گرفته شود. این گزارش در حکم اطلاع رسانی مؤثر و هدفمند برای جامعه و دانشگاهیان است و به بازه زمانی سالهای ۱۴۰۰-۱۳۹۰ می پردازد.
همچنین قرار شد در جلسات با بخش های مختلف، پیشنهادهای آن ها در مورد تغییرات سرفصل های این گزارش که در حدود ۶۰ صفحه و عمدتاً تصویری و گرافیکی است، بررسی و ارسال شود. برون گرایی، حضور بین المللی، خوداتکایی و پایداری از ۴ اولویت اصلی طرح تحول به عنوان یکی از مقولات انتخاب شده و همچنین طرح دانشگاه پاک و طرح دانشگاه (۲۰۰- ۵) از جمله بحث های قابل درج در بخش دانشگاه در مسیر تحول است. در این گزارش باید در بخش های مختلف طرح، مزیت های رقابتی و بحث برندینگ دانشگاه تربیت مدرس و همچنین خدمات چشمگیر این دانشگاه به جامعه در حوزه رسالت اجتماعی دیده شود. ضمناً نگاهی به تاریخ شفاهی دانشگاه نیز می تواند به غنی تر شدن محتوا کمک نماید.
در بخش دیگری از جلسه کمیته راهبری، سازوکار همکاری واحد های PMO با تیم پروژه بازنگری طرح تحول به بحث و گفتگو گذاشته شد و مقرر گردید نحوه همکاری برای همکاران واحدهای PMO مشخص و شفاف شود تا دست اندرکاران واحدها، ضمن آگاهی از چگونگی نسبت همکاری و گردش کار امور مربوط به پروژه با مجریان ذیربط و جلب مشارکت جدی افراد، درخواست های کاری مجریان مذکور را به نحو مطلوبی محقق نمایند.
در ادامه این جلسه، دکتر نیک بخش گزارش تحلیلی خود درباره پایش ماندگاری طرح تحول را ارائه و جزئیات بیشتری درباره دلایل عدم ماندگاری بسته‌های موفقیت بیان کرد.
بر اساس این گزارش بخش مهمی از محتوای ارائه شده مربوط به خود اظهاری معاونت ها است. در این گزارش دلایل ماندگاری در دو بخش عمومی و تخصصی آمده است که قسمت عمومی آن به صورت مشترک و در سطح کلان دانشگاه و بخش تخصصی صرفاً مربوط به حوزه های ماموریتی است.
دکتر نیک بخش توصیه کرد: لازم است گام انتقال مالکیت به فهرست فعالیت‌ها (گام های تحقق بسته) در شناسنامه اضافه و مستندسازی فرایند جدید حاصل از آن به فهرست خروجی های بسته اضافه شود و به تبع آن مرکز ارزیابی نیز، مستندات لازم را در پایان موج از واحدهای PMO ذی ربط، درخواست نماید.
بر اساس گزارش مذکور بسیاری از طرح‌ ها و پروژه‌ها پس از اتمام تا مرحله اجرای آزمایشی و نفوذ اجتماعی پیش می رود، ولی برای اجرا با مشکلاتی مواجه می شود که ریشه در مباحث فرهنگی و.... دارد. در این خصوص دکتر نیک بخش پیشنهاد داد: در طرح تحول باید بر این فاز از پروژه بیشتر تمرکز نماییم که وقت و انرژی نیروی انسانی و منابع مالی صرف شده، به هدر نرود و سیستم از نتایج آن بهره مند شود. همچنین باید برنامه های ترویجی و اطلاع رسانی در این حوزه توسعه بیشتری یابد تا پروژه به مرحله اقدام و عمل و اثربخشی هدایت شود.
درباره موضوع ماندگاری، نگاه درازمدت و نیز فاز ترویجی در تعریف و پذیرش بسته ها به عنوان یکی از معیارهای مهم باید مدنظر قرار گرفته و اصلاح کاربرگ های شناسنامه و اختتام در این زمینه در دستور کار قرار گیرد.
بحث ماندگاری و ماندگار شدن نتایج بسته ها نیاز به یک تعامل شبکه ای و بین بخشی دارد و پیشنهاد شد مدلی برای ماندگاری بسته ها تعریف شود.
در این نشست گزارش اختتام بسته های موج های ۸ و ۹ نیز توسط واحدهای PMO معاونت‌های دانشگاه ارائه شد.