در ابتدای این نشست، قائم مقام رییس دانشگاه در اجرای طرح تحول راهبردی مواردی را به عنوان پیش از دستور مطرح نمود و در ادامه پس از بحث و تبادل نظر اعضاء، در خصوص پایش ماندگاری دستاوردهای طرح تحول و تعیین تکلیف بسته های ناتمام موج های قبلی، انتقال مالکیت، مدیریت تغییر، برنامه های ارتباطی طرح تحول، بودجه طرح تحول و تقویم موج دهم مطالبی مطرح و جمع بندی شد.
درباره موضوع پایش ماندگاری دستاوردهای طرح تحول و تعیین تکلیف بسته های ناتمام موج های قبلی تاکید شد که اولویت برنامه های اقدام و عمل طرح تحول در شرایط فعلی، تعیین تکلیف بسته های ناتمام تا پایان تیرماه سال جاری است و پرداختن به این موضوع نباید موجب غفلت از موضوع راهبردی پایش ماندگاری بسته های موفقیت شود.
مقرر شد هر دو موضوع برای نشست بعدی کمیته در دستور کار قرار گیرد و در مورد پایش ماندگاری، همکاران واحدهای PMO مبنای اصلی ارائه راهکارهای پیشنهادی و پاسخگویی به پرسش ها و... را محتوای مکاتبه انجام شده قبلی دفتر PMO مرکزی قرار دهند. همچنین مدیران واحدهای PMO در نشست آتی، ضمن ارائه گزارش اجمالی از حوزه ذی ربط در مورد تعیین تکلیف بسته های ناتمام، موانع احتمالی پیشرفت کار را نیز برای حصول به راهکارهای عملیاتی مطرح نمایند.
فعال شدن بسته های انگیزشی از دیگر موارد مطرح شده در این جلسه بود که با هدف ترغیب واحدهای PMO و تسریع در تعیین تکلیف بسته های ناتمام و حتی بسته های موج جاری، بسته های انگیزشی مربوط، بلافاصله پس از اختتام نهایی فعال خواهد شد تا همکاران از مزایای آنها بهره مند شوند.
همچنین مقرر شد در جلسه آتی، دکتر نهاوندی گزارش ارزیابی عملکرد بسته های اختتام یافته بررسی شده (موج نهم و موارد ناتمام موج های قبلی) را ارائه نمایند.
در ادامه درباره وضعیت مدیریت تغییر (CM)و میزان تحقق اهداف مورد نظر طرح تحول در این حوزه، مطالبی عنوان و تصریح شد: نتیجه آسیب شناسی اولیه و بررسی وضعیت موجود دلالت بر آن دارد که به دلیل ادغام دو موضوع PM و CM (مدیریت برنامه و تغییر) در شرح وظایف واحدهای PMO، بخش CMتحت الشعاع PM قرار گرفته است و به نظر می رسد برای پیشبرد بهینه امور مرتبط با مدیریت تغییر باید متولی این دو مقوله از هم تفکیک شوند و بویژه در پروژه بازنگری طرح برای این مقوله چاره اندیشی و فکر اساسی شود.
در خصوص بحث انتقال مالکیت نیز از دکتر نیک بخش بابت طراحی کاربرگ ها و ارائه گزارش در مورد سازوکار انتقال مالکیت تشکر شد. در این خصوص تاکید شد کاربرگ ها، گردش کار و سازوکار انتقال مالکیت تا حد ممکن ساده و تسهیل شود و گردش کار و کاربرگ های ارائه شده برای بررسی و ارائه پیشنهادهای کارشناسی به واحدهای PMO ارسال گردد، سپس جمع بندی نظرات در دو جلسه آتی کمیته راهبردی مطرح شود.
در ادامه تاکید شد: انتقال مالکیت در دو سطح ستاد دانشگاه (درون یا بیرون معاونت ها) و پردیس ها و دانشکده ها قابل تعریف است و انتقال مالکیت (بسته به نوع فعالیت و موضوع کار مورد نظر) مستلزم تامین نیازهای ساختاری، مالی و حتی برنامه آموزش نیروی انسانی است. بنابراین، پیش از تلفیق معاونت های آموزشی و پژوهشی در قالب طرح تغییر ساختار، بحث انتقال مالکیت باید انجام شود تا با تغییر ساختار، دانش ضمنی مربوط، تجارب، درس آموخته ها و ایده های قابل ارائه فراموش نشوند.
اضافه شدن فعالیت سازوکار انتقال مالکیت و فیلد اطلاعاتی ماندگاری به شناسنامه بسته موفقیت، لزوم قرار دادن شناسنامه فرآیند در خروجی بسته های با ماهیت ماندگاری و ابلاغ مستندات فرآیند ایجاد شده به همه افراد درگیر برای آگاهی و تسهیل، از جمله پیشنهادهای دفتر PMO مرکزی در این حوزه بود که باید تعیین تکلیف شود.
در ادامه جلسه درباره برنامه های ارتباطی طرح تحول بحث و تبادل نظر شد و برنامه ارتباطی طرح تحول از سوی مهندس نصرتی ارائه شد. اعضای جلسه ضمن تشکر از زحمات ایشان، مواردی را پیشنهاد کردند و مقرر شد واحدهای PMO نمونه هایی از برترین خروجی های ملموس بسته های موفقیت خود را برای طراحی برنامه ارتباطی و سپس انتشار آن، به مدیریت توسعه روابط با دولت و جامعه ارسال نمایند.
همچنین پیشنهاد گردید برخی مهارت های عمومی مورد نیاز کارشناسان دانشگاه همچون «اصول گزارش نویسی»، «اصول مقدماتی تهیه خبر» و موارد مشابه با همکاری «مدیریت توسعه روابط با دولت و جامعه» و «مدیریت آموزش و تشکیلات» طراحی و اجرا شود.
با توجه به اینکه که پیشبرد برنامه ارتباطی، موضوعی تعاملی است، نسبت به همکاری بیشتر افراد و واحد های دست اندرکار طرح تحول با «مدیریت توسعه روابط با دولت و جامعه» در حوزه ارائه محتوای خبر و برنامه ارتباطی، انجام مصاحبه های مورد نیاز و تسریع و تسهیل در این زمینه تأکید ویژه شد.
همچنین مقرر شد گزارش اقدامات گذشته، آسیب شناسی برنامه های ارتباطی تاکنون و رئوس برنامه های ارتباطی آتی طرح تحول در یکی از جلسات آینده کمیته راهبری مورد بررسی قرار گیرد.
در ادامه جلسه، درباره بودجه طرح تحول پیشنهادهایی عنوان و مقرر گردید واحد های PMO و حوزه های ستادی طرح تحول، رئوس و محور های هزینه ای مورد نیاز خود را برای سال ۱۴۰۰ (برنامه ها و اعتبارات مورد نیاز) برای بررسی و پیش بینی در بودجه تفصیلی دانشگاه به معاونت برنامه ریزی و فناوری اطلاعات ارسال نمایند. هرگونه پرداخت های هزینه ای طرح تحول، صرفاً در قالب برنامه های پیش بینی شده قبلی انجام خواهد شد و از سال ۱۴۰۰ معاونت برنامه ریزی و فناوری اطلاعات، متولی امور مالی طرح محسوب می شود. علاوه بر این بر پیگیری عاجل برای انتقال مانده بودجه سال گذشته به ۱۴۰۰ و تخصیص قسط اول اعتبارات موج ۱۰ از سوی دبیرخانه به عمل آید.
در پایان جلسه در خصوص تقویم موج ۱۰ پیشنهادهایی ارائه شد. بر این اساس تقویم موج ۱۰ از ابتدای اردیبهشت ۱۴۰۰ تا پایان شهریور ۱۴۰۰ خواهد بود.
با توجه به لزوم تسریع در امر اختتام بسته ها (با هدف برنامه ریزی ورود به برنامه ۵ سال دوم اجرایی طرح و جمع بندی موارد معوق)، در صورت اختتام بسته ها و تأیید مرکز نظارت و ارزیابی راهبردی، نسبت به فعال نمودن بسته های انگیزشی مربوط بلافاصله اقدام خواهد شد.